Office三剑客之Word

1）养成高效习惯

1. 经常性的使用ctrl + s保存输入内容，最好是输入完一个段落就保存一下文件；

2. 显示段落标记，这样我们就能即使发现段落问题；

   

3. 开启标尺，可以更好的控制缩进；

   

4. 开启导航窗格，展示文档的大纲结构；

   

5. 选择大片段落，使用鼠标将光标定位到开始位置，然后再需要结尾的位置使用shift + 左键；

   

6. 跳跃选择内容ctrl + 左键;

   

7. 矩形选择内容alt + 左键；

   

8. 选择段落：

   鼠标到段落前面变成斜着的模样就可以选择段落了；

   

2）文字排版

段落：直接回车

换行：shift + 回车，文本内容还是处于同一个段落中

2.1）格式刷的使用

复制字体的样式：

点击需要复制的字体段落 -> 点击格式刷 -> 选择需要复制的文本：

注意：只要不碰到段落标记就不会改变段落的样式。

复制段落的样式：

点击需要复制的字体段落 -> 点击格式刷 -> 点击需要更换段落样式的段落

格式刷单机：只能使用一次；

格式刷双击：固定格式，多次使用。

快速复制样式：

固定格式刷 + 段落选择

2.2）清除格式

2.3）设置整体的文字样式和段落样式

ctrl + a全选文本内容 -> 清除所有格式 -> 设置统一的格式

2.4）设置缩进

通过段落设置：

标尺设置：

2.5）添加底纹

2.6）设置段间距和行间距

注意：选项如果定义了文档网格，则对齐到网格(W)会拉大行距，可以取消选框。

2.7）段落

设置段落边框：

制表位的使用：

在同一个段落中我们要移动文字，我们需要输入多个空格：

这样的方式并不能很好的把我们需要移动的文字移到准确位置，我们可以使用制表位:

单击标尺生成制表位，再在我们需要移动的文字前按tab键；

通过制表位我们可以快速移动文字到指定位置，并且还可以移动制表位来调整位置，制表位也可以通过格式刷来复制。

3）内容修订

在已有的文档中做一些格式和内容修改建议，可以接受或者拒绝修改的建议。

修订案例：

3.1）批注

给一些内容添加说明

3.2）锁定修订

防止别人关闭我们修订状态。

3.3）比较文档

当我们需要比较两份同源文档那里进行修改的时候，不需要去两份文档一行行找不同，而是可以使用比较功能；

4）文件加密

打开文件加密：

f12另外存快捷键 -> 工具 -> 常规选项

修改加密1：

并不能预防文件不能修改，只是修改文件后不能保存，但是可以另外存。

修改加密2：

审阅 -> 限制编辑

以上会限制所有的内容不能编辑，但是当我们需要有些内容可以编辑时候该怎么处理呐？

5）文件属性

我们可以将文档属性绑定到文档内容中，这种绑定是双向的，也就是文档属性变更文档内容也会跟着变更，反之内容变更文档属性也会变更。

6）表格

6.1）创建表格

插入 -> 表格

6.2）整体设置表格大小

6.3）设置单行/单列的大小

直接拖动行或者列的表格线；

6.4）设置个别单元格的列宽

选择单元格进行拖拽；

6.5）合并/拆分单元格

表格设计中的合并/拆分单元格；

6.6）平均分布行/列的高/宽

选中需要平均分配空间的单元格 -> 点击分布行/列

6.7）表格内容对齐

6.8）自动调整表格大小

6.9）将有规律的文本转为表格

编号，姓名，年龄，性别
1，张三，25，男
2，李四，28，男
3，王五，22，女

将以上内容转为表格：

6.10）移动表格行的位置

shift + alt + 上键：进行表格行的移动；

6.11）对表格行进行排序

6.12）固定表格编号

通过上面的操作我们发现对表格行进行移动或者排序，编号也会跟着移动，那如何固定编号呐？

那就是使用编号：

先删除我们写死的编号，再使用word中的编号；

自定义编号：

将1改为A1:

6.13）表格中函数的使用

表布局 -> 公式：

选择单元格：

在word表格中数字代表所在行，字母表示所在列；

计算表达式：

更新域：

当时使用函数计算时，有一列的字变化了，我们可以使用更新域使结果也更新；

6.14）表格辅助排版

我们可以通过表格进行内容排版

插入图片：

一般情况我们插入图片会挤压列表

我们设置一下固定列宽就能解决：

通过固定列宽的表格就能对图片进行排版了。

6.15）设置内容的高度和跨页断行

有时候我们把文本复制到表格中，但是却不能完全展示，只能展示部分内容：

有时候我们的一个表格被分为了2页；

针对以上情况我们可以设置表格的属性：

6.16）自定义表格

自定义一个三线表，三线表是顶部和底部各为1.5磅边框，标题底部为1磅的边框：

6.17）重复标题行

如果表格跨页了，我们想每页都显示标题可以使用重复标题行;

6.18）设置表编号

有写数据需要表来进行详细说明，可以为表指定一个编号来进行连接。

这种写死的表编号既不能自动累加，又不能点击跳转；通过引用的插入题注就能为我们生成表的编号；

连接表编号：

改变表位置后，需要全选内容，再摁f9来对内容进行更新；

7）插入形状

当我们需要在word中绘制流程图等操作可以插入各种形状；

当我们插入形状的时候可以把一个形状进行样式更改，然后设置为默认形状这样再插入相同的形状样式就会统一。

通过上面的插入我们发现移动某个形状时候，会导致整体布局的改变：

因此我们在插入形状的时候不要直接插入，而是先创建一个画布，再画布中进行插入：

在画布中进行形状移动并不会导致整体形状的分裂。

我们在插入形状每次插入都需要重新去点击一次形状，这样很麻烦，我们可以锁定某一形状：

7.1）SmartArt

SmartArt可以快速插入各种图例：

7.2）插入形状位置绑定

当我们插入形状时有个船锚的标记，这个标记是用来跟那个段落进行绑定的；当把船锚移到绑定的段落，形状就会随着段落的移动而移动。

7.3）形状组合操作

我们可以把多个形状组合到一起，这样就可以把多个形状当作一个整体来操作；

7.4）选择窗格

打开选择窗格功能栏，可以对窗格进行选择；

7.5）设置默认形状

我们可以将定义好的形状定义为默认形状，以后使用形状都将此形状作为默认的样式；

8）设置标题样式

直接修改：

自定义多级列表修改：

案例：

后更新：

先修改字体再更新到样式中；

8.1）制作样式模板

我可以建一个空的word文件进行字体样式和格式的设置，然后另存为模板；

8.2）标题设置编号

方式1：单选标题，再设置标号；

速度慢，而且标题一旦多了很麻烦。

方式2：多选标题，再设置编号；

速度会快也一些，但是标题多了点起来依旧麻烦；

方式3：设置标题样式；

推荐方式3，快速而且不容易出错。

9）页面布局

这里可以设置页面的总体布局。

9.1）主题字体和普通字体

主题字体和普通字体的位置：

主题字体会随着主题的改变而改变字体，普通的不会；

9.2）主题字体颜色和普通字体颜色

主题字体颜色和普通字体颜色的位置：

主题字体颜色会随着主题的变化而改变，普通字体颜色不会；

通过主题字体和主题字体颜色，我们可以统一新建主题，来改变字体样式

9.3）更改主题颜色和字体

当我们选择这两个，开始中的主题颜色和主题字体也会变化；

我们修改主题颜色和字体：

修改主题颜色建议知修改着色1 - 6；

9.4）字体下沉

9.5）段落分栏

文本框分栏效果：

9.6）生成目录

把光标放在第一页的第一行开头，然后插入空白页就会向上插入一页；在应用的目录功能里就能自动生成目录了。

10）页眉/页脚

10.1）设置页眉

10.2）设置页脚

基偶页不同：可以分别设置基数和偶数页的不同效果；

首页不同：设置首页的不同效果。

设置页码的起始位置：

10.3）页眉上携带标题

11）查找/替换

11.1）通过字体颜色进行内容替换

将需要替换的文本设置一种字体颜色，然后通过字体颜色来替换文本内容；ctrl + h调出查询功能栏。

11.2）替换所有图片

11.3）替换空白段落

将多个空白行替换为一个空白行；

11.4）通配符查找

11.5）通配符替换

通配符可以看作正则表达式的一种，但不完全适配正则表达式的规则。

12）邮件

一般用于批量处理文件，比如有一个文件模板和一个数据列表，要把数据列表的每一条数据基于文件模板生成一页。

文件模板：

数据模板：

生成3条记录

12.1）不粘胶效果

13）公式

插入公式：

自定义公式：

操作技巧

1）制作内容输入的下划线线：

方式1：通过下划线的方式制作

缺点就是下划线会随着输入内容而变长。

方式2：通过表格的方式制作

不会随着内容的改变而改变下划线。

方式3：通过制表符来制作；

先ctrl + u -> 设置制表符 -> tab

原理还是方式1中的下划线。

2）所有段落设置缩进：

ctrl + a全选 -> 移动缩进标尺

3）与下段同页：

将上一段和下一段绑定到一页中

4）选择页面上的插入元素

5）数字转大写：

将输入的数字转化为大写

6）压缩图片：

另外存时压缩：

word设置图片压缩：

7）合并word文档：

合并word文档最好的每份word使用的是同一个样式模板；创建一个空的文档，选择插入 -> 对象

案例：

我们发现有一个问题就是当1.docx或者2.docx修改后并能同步到合并的文件中；那怎样让修改是实时传递的呐？

主控文档：可以实时传递文档修改内容，并且这种传递是双向的；

视图->大纲->显示文档->插入

当我们取消连接就会变为正常文档了，但是就不同实时同步修改了；

8）拆分文档：

我们可以按照标题拆分文档，然后结合主控文档，可以达到协同办公的效果；

这时在文件的同级目录下出现：

可以把这些文件分发给别人，达到协调办公的效果。

9）突出显示：

在读文档的时候可以做一些颜色标记，这些颜色标记可以用来查找。

突出显示用来做记号再好不过了。

10）重复上一次的操作：

f4:重复上一个操作；

可以配合段落选中实现格式刷的效果：

11）项目符号：

12）多页显示

13）word转PDF

f12另外存，选PDF；

携带标题的转换：

14）设置超链接